Наличные возвращаются: почему бизнес рискует деньгами, если не пересмотрит стратегию инкассации

Что такое инкассация?

Кому и зачем нужна инкассация?

Какие бывают типы инкассации

Банковская инкассация: плюсы и минусы работы напрямую

Самоинкассация: как работают терминалы и в чем их главный риск

Онлайн-инкассация: есть ли подвох в установке автоматических депозитных машин

Как проходит инкассация и как ритейлеру к ней подготовиться

Документооборот: чек-лист, чтобы не получить штраф от налоговой

Какие существуют требования к проведению инкассаций

Как выбрать тариф на услуги инкассаторов: что выгоднее – фиксированная плата или процент от суммы

Типичные ошибки и спорные ситуации при инкассации

Фото: Melnikov Dmitriy/Shutterstock/Fotodom

Что такое инкассация?

Инкассация – это услуга по перемещению наличных денег из розничной точки в банк. Как правило, она выполняется российским объединением инкассации (Росинкас) Банка России, инкассаторскими подразделениями кредитных организаций или специализированными учреждениями, у которых есть лицензия Банка России по перевозке ценных грузов. Сотрудники обычно вооружены и перемещаются на бронированных машинах, внутри которых есть специальная капсула, предотвращающая проникновение злоумышленников в хранилище.  

Конечно, инкассировать деньги можно и самостоятельно, например, переводом в банк через банкомат или привозя наличные лично в отделение. Однако это не очень удобно: перевозить большие суммы может быть затратно по времени и опасно. Так что в подавляющем большинстве случаев процесс все-таки делегируют инкассаторам.

Кому и зачем нужна инкассация?

Если отвечать коротко, то инкассация нужна любому бизнесу, который работает с наличными. Дело в том, что в России есть законодательные требования к лимиту кассы – Указание Банка России от 11.03.2014 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства». Их обязаны устанавливать все юридические лица, включая предпринимателей и ИП. Компании должны определить свой допустимый лимит по специальной формуле Центробанка, в которой учитывается:

• лимит остатка наличных денег в рублях;

• объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги за расчетный период в рублях;

• расчетный период, определяемый юридическим лицом, за который учитывается объем поступлений наличных денег за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях;

• период времени между днями сдачи в банк юридическим лицом наличных денег, поступивших за проданные товары, выполненные работы, оказанные услуги, в рабочих днях.  

Фото: Beliakina Ekaterina/Shutterstock/Fotodom

Компании должны ежедневно сдавать в банк сумму, которая превышает лимит. Хранить сверх нормы разрешается только в определенные даты: день выплаты зарплат, пенсий, стипендий и социальных пособий, а также в праздничные и выходные дни, если в это время, например, торговля или работа по оказанию услуг продолжались, а банк не работал.  

Да и в целом хранить наличные в офисе – плохая идея. Это как минимум лишняя моральная нагрузка на ответственных за финансы сотрудников: офисный сейф, каким бы хорошим он ни был, вряд ли может тягаться по надежности с банковским хранилищем. Пока наличные находятся «на руках», они не приносят дохода. Хотя, к примеру, для бизнеса существует вариант использовать депозит на сутки – овернайт. В этом случае предприниматель переводит свободные средства с расчетного счета на специальный депозит, а утром забирает с процентами. Это позволяет заработать на ночных остатках без потери ликвидности. Такую услугу предоставляют многие банки, остается выбрать наиболее подходящие условия.

Какие бывают типы инкассации

Банковская инкассация – классическая процедура, при которой к оговоренному времени в организацию прибывает вооруженная команда инкассаторов, забирает выручку и отвозит ее в банк.

Самоинкассация – самостоятельное внесение выручки на счет через банкоматы в отделениях банков. Инкассаторы в этом случае не требуются, деньги зачисляются на счет мгновенно. Компании нужно лишь получить логин и пароль от банка – и можно вносить деньги на счет в любое время суток. Кроме того, можно привозить наличные в банк самостоятельно, в этом случае для зачисления средств на расчетный счет компании потребуется заполнить объявление на взнос наличными.

Онлайн-инкассация – инкассация с использованием автоматизированной депозитной машины (АДМ). Такое устройство устанавливается прямо на территории торговой точки или другой организации. Вносить наличные на счет можно в конце каждого рабочего дня или по мере накопления денежной массы в кассе. Сразу после внесения денег они зачисляются на счет компании, а ответственность за них переходит к банку, который сам отслеживает нужный момент для физического изъятия банкнот из АДМ.

Инкассация через общий сейф – процесс, схожий с АДМ: перевозить банкноты куда-то далеко не требуется. Она предусматривает возможность сдачи наличных денег из множества мелких торговых точек, которые располагаются, например, в торговом центре. В этом случае у каждого клиента может быть своя ячейка в общем сейфе, куда он помещает мешок с пломбой и препроводительную ведомость с указанием даты, суммы и данных ответственного лица. В конце дня инкассаторы забирают весь объем налички, что обходится ритейлерам дешевле, чем отдельный заказ такой услуги. Ведь плата за одну операцию перевозки наличных денег может составлять от 300 рублей до 50 тыс. рублей, либо от 0,1 до 0,3% от объема наличных денег.

Фото: Art Konovalov/Shutterstock/Fotodom

Банковская инкассация: плюсы и минусы работы напрямую

Классическая инкассация остается одним из самых популярных способов.

Плюсы классической инкассации:

• можно не переживать за сохранность денег – инкассаторы вооружены и несут полную материальную ответственность за перемещение наличных в банк, согласно законодательству РФ;

• не нужно закладывать средства в специальное оборудование, что сократит операционные расходы, ведь услуги инкассаторов могут обойтись дешевле, чем покупка АДМ, особенно в регионах;

• зачисление средств на счет происходит обычно в оперативном режиме в течение одного рабочего дня, то есть компания может использовать средства для оплаты счетов и заказа новых партий товаров или разместить деньги на депозите для получения дополнительного дохода.

Однако есть и минусы:

• оплачивать нужно каждый выезд – и в случае резкого роста объема налички затраты на ее перевозку также возрастают;

• требуется внимательно заполнять сопроводительные документы, а также делать это в строгом соответствии с графиком визитов инкассаторов: ждать при опоздании никто не будет, а значит, есть риск налететь на крупный штраф.

Самоинкассация: как работают терминалы и в чем их главный риск

Услугу самоинкассации денежных средств сейчас предоставляют все крупные банки, и она особенно актуальна для бизнеса, у которого есть множество мелких поступлений денежных средств, которые затруднительно аккумулировать в одном месте. Например, при курьерской доставке или продажах через мелкие торговые точки. Сотрудник, собравший достаточное количество наличных, может в любое удобное время найти банкомат банка-партнера, ввести выданный логин и пароль и зачислить деньги на счет компании, получив чек. Иметь карту для этого не нужно.

Однако минусы тоже есть: курьер или кассир может стать мишенью для грабителей, а банкомат – в нужный момент оказаться неисправным, зажевать купюру или зависнуть.

Фото: Andrey Arkusha/Shutterstock/Fotodom

Онлайн-инкассация: есть ли подвох в установке автоматических депозитных машин

Еще один вариант инкассации, который набирает популярность в последнее время, – это установка АДМ. Сейчас производители предлагают различные варианты таких устройств с разными способами загрузки купюр (пачкой или по одной штуке), объемом хранения наличных, количеством места на объекте.

В случае с АДМ внесенные средства сразу поступают на счет компании, что, конечно, удобно. Инкассация обходится дешевле за счет более редких визитов. Кроме того, ответственность за деньги сразу после их внесения в устройство переходит к банку, и он самостоятельно решает, когда за ними приезжать.

Минусы тоже есть: технику придется покупать или брать в аренду с последующим сервисным обслуживанием, а точка должна иметь стабильный доступ в интернет.

Как проходит инкассация и как ритейлеру к ней подготовиться

Если говорить о классической инкассации, то перед передачей денежных средств кассир должен пересчитать наличные и отсортировать их по номиналам.

Далее заполнить специальный документ, который состоит из трех частей: препроводительной ведомости, накладной и квитанции. Каждая часть должна содержать наименование организации, дату, сумму цифрами и прописью, ИНН, реквизиты банка, а также номер сумки.

Важно помнить, что документы с исправлениями инкассатор не примет, при этом за вызов бригады все равно придется заплатить.

Препроводительная ведомость кладется в сумку с деньгами (до опломбирования), накладная передается инкассатору, а квитанция, которую инкассатор должен подписать и поставить на ней штамп, остается в компании. Сумка или сейф-пакет (в случае, если компания использует их) пломбируются так, чтобы их нельзя было вскрыть без повреждений.

Визит инкассатора: правила идентификации сотрудника

Инкассатор-сборщик должен предъявить документ, удостоверяющий личность, – паспорт или служебное удостоверение, доверенность на получение материальных ценностей, а также явочную карточку, в которой кассир проставляет отметки о начале визита, времени сдачи сумки, сданной сумме.

Передача денежных средств: на что смотреть при опломбировании

Проверка сумки при передаче денег – один из ключевых моментов. Она передается инкассатору только в опломбированном виде, а ее номер должен соответствовать указанному в документах. Сама сумка должна быть целой, сухой, на ней не должно быть лишних швов, а также заплат, проколов и прочих повреждений. Также важно, чтобы используемая пломба была четкой и несмазанной. Инкассатор вправе потребовать образец оттиска пломбира для сверки. Если все в порядке, то он подписывает квитанцию, ставит штамп и возвращает ее кассиру.

Зачисление средств: когда появятся деньги на расчетном счете?

Инкассатор деньги не пересчитывает, но это в обязательном порядке делают в банке. Следовательно, на расчетный счет организации инкассированные денежные средства попадут после пересчета. Срок обычно указывается в договоре, но чаще всего это происходит в течение 1–2 рабочих дней. Однако в субботу и воскресенье банки обычно не зачисляют средства, так что если физическая инкассация произошла в пятницу, то на счету деньги окажутся не ранее понедельника.

Фото: Shveyn Irina/Shutterstock/Fotodom

Документооборот: чек-лист, чтобы не получить штраф от налоговой

Препроводительная ведомость (код формы по ОКУД 0402300): правила заполнения

Бланк препроводительной ведомости можно скачать на сайте банка, договор с которым заключен у организации. Обычно он занимает несколько страниц формата А4.

В документе указывается:

• номер сумки;

• банковские реквизиты организации;

• сдаваемая сумма денег цифрами и прописью;

• номинал банкнот и монет в порядке уменьшения.

Специалисты советуют перечеркивать оставшееся пустое поле суммы двумя горизонтальными линиями после того, как данные будут вписаны. Это поможет избежать ошибок и обеспечит целостность документов. Заполнять документ можно как от руки, так и при помощи компьютера. Важно помнить, что для каждой сумки комплект документов должен быть свой, ведомость, накладная и квитанция должны содержать идентичную информацию. Ошибки или исправления не допускаются.

Квитанция с печатью – главный аргумент при спорах

Инкассаторская квитанция с печатью – это одна из частей препроводительной ведомости, которая подтверждает, что организация передала деньги, а инкассатор – их принял. Этот документ заполняет материально ответственный сотрудник (кассир или бухгалтер). Инкассатор ставит на ведомости дату, свою подпись и печать после проверки опломбированной сумки. Квитанция остается в бухгалтерии организации как доказательство того, что деньги были переданы. Это снимает материальную ответственность с сотрудников организации, которая пользуется инкассаторскими услугами. Если деньги, например, пропадут в пути, то факт их передачи без этой квитанции доказать будет невозможно.

Журнал учета явок инкассаторов

Еще одним документом, фиксирующим визиты инкассаторов, может быть журнал учета явок. В нем отмечаются время визита, номера сумок, явочных карточек инкассаторов – графы могут быть произвольными. В целом, такой журнал по законодательству РФ не является строго обязательным документом, но может быть весьма полезен как еще одна ступень внутреннего контроля.

Фото: Frame Stock Footage/Shutterstock/Fotodom

Как выбрать тариф на услуги инкассаторов: что выгоднее – фиксированная плата или процент от суммы

Выбор между этими двумя вариантами зависит от объема выручки, а также от частоты инкассации. Фиксированная плата обычно выгоднее при больших объемах наличных, поскольку комиссия от оборота в различных банках может составлять от 0,1% до 2% от суммы, а выезд инкассаторов в среднем обойдется от 500 до 1000 рублей.

Логично, что процент выгоднее для малых объемов или редких перевозок наличных, например, в тех случаях, когда выручка нестабильна. В свою очередь, платить фиксированно стоит при гарантированной сдаче крупных сумм ежедневно или часто.

Однако некоторые банки устанавливают минимальный порог оплаты при заключении договора. В этом случае придется заплатить оговоренную в нем сумму, если даже выездов было мало. К тому же сейчас многие банки не размещают информацию о стоимости услуг инкассации в открытом доступе, а предлагают заполнить заявку и рассчитать индивидуальный тариф, который зависит от количества точек, их местоположения, объема наличных и того, в каких купюрах сдается выручка. Также они нередко предлагают вариант, когда клиенту придется оплачивать и фиксированную сумму за выезд, и процент от сданных наличных. Поэтому перед заключением договора лучше изучить предложения от нескольких банков и выбрать наиболее подходящие условия.

В случае, если бизнес или продажи носят сезонный характер (например, продажа саженцев или пиротехники) или, например, покупки чаще случаются в определенные дни недели (рынок выходного дня) – стоит также рассмотреть вариант самоинкассации.

Типичные ошибки и спорные ситуации при инкассации

Если в банке обнаружили недостачу или фальшивую купюру

Если при пересчете денежных средств выявляются сомнительные купюры, банк фиксирует это в акте и передает банкноты на экспертизу. На счет в этом случае уходит сумма, из которой вычитается номинал сомнительных купюр – на них банк обязан выдать справку. Если экспертиза покажет подлинность денег, то их также зачислят на счет. Но если купюру признают поддельной, то данные о ней передадут в полицию. В компании, которая передала данные средства, обычно проводится внутренняя проверка – ее результаты зависят от положений организации.

Если сумма, указанная в препроводительных документах, расходится с той, что оказывается в сумке, банк выдает акт о расхождениях.

Инкассаторы опоздали – как действовать заказчику услуг

Важно зафиксировать задержку – в журнале учета явок инкассаторов, если такой имеется, нужно записать точное время ожидаемого приезда. Позже – зафиксировать опоздание. Далее необходимо связаться с банком по телефону, который указан в договоре об инкассации, и уточнить, где находится экипаж. Если опоздание не выходит за рамки рабочего дня, а сумка с наличными уже готова и опломбирована, стоит дождаться инкассаторов.

Если же становится понятно, что экипаж точно не успевает прибыть, деньги нужно запереть в сейфе. И в случае, когда такое повторяется из раза в раз, стоит оформить письменную претензию и направить ее в банк. Но не надо пытаться передавать деньги другой бригаде инкассаторов, которая не значится в графике. Во-первых, она у вас, скорее всего, не примет наличные, а во-вторых, соблюсти требования законодательства в этом случае не получится.  

Людмила Клыженко, Retail.ru